Kebijakan Privasi PetERP

1. Ruang lingkup

PetERP adalah platform manajemen operasional untuk usaha klinik hewan dan layanan hewan peliharaan. Fitur Layanan mencakup pengelolaan pelanggan dan hewan, kunjungan klinik, vaksinasi, grooming, penitipan, produk dan stok, pembelian dan penjualan, akuntansi, cabang, pegawai, laporan, dan notifikasi.

Kebijakan ini berlaku untuk:

• pengguna akun PetERP;
• pemilik atau administrator tenant/usaha;
• pegawai atau anggota tim yang diundang ke tenant; dan
• data pelanggan, pemilik hewan, pegawai, serta pihak lain yang dimasukkan ke Layanan oleh pengguna.

Jika Anda menggunakan PetERP melalui sebuah tenant/usaha, tenant tersebut dapat menjadi pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data yang dimasukkan ke Layanan. Dalam hal itu, silakan hubungi administrator tenant untuk permintaan terkait data Anda.

2. Data yang kami proses

A. Data akun dan autentikasi

Kami dapat memproses nama, alamat email, status verifikasi, kata sandi yang tersimpan dalam bentuk hash, preferensi akun, data sesi, serta pengaturan keamanan seperti autentikasi dua faktor dan passkey.

Anda dapat masuk melalui email dan kata sandi atau, jika dikonfigurasi, Google OAuth. Saat Google OAuth digunakan, kami menerima data akun yang diperlukan dari Google, termasuk nama, email, dan status verifikasi email. Kami tidak menerima kata sandi Google Anda.

B. Data tenant dan pengguna usaha

Data ini dapat meliputi nama dan profil usaha, cabang, alamat, nomor telepon, pegawai, jabatan, role, permission, dan hubungan pengguna dengan cabang atau tenant.

C. Data operasional yang dimasukkan pengguna

Data dapat meliputi:

• data pelanggan dan kontak, termasuk nama, email, nomor telepon, dan alamat;
• data hewan, termasuk nama, kategori, jenis, riwayat kunjungan, tindakan, resep, dan vaksinasi;
• data produk, supplier, stok, kandang, layanan, paket, penitipan, grooming, transaksi, pembayaran, pembelian, penjualan, jurnal, dan laporan;
• template pesan, kampanye, preferensi notifikasi, serta riwayat pengiriman; dan
• file atau data lain yang secara sukarela dimasukkan, diekspor, atau diimpor melalui Layanan.

Data tentang kondisi, tindakan, resep, atau vaksinasi hewan dapat bersifat sensitif bagi pemilik hewan. Pengguna wajib memastikan bahwa mereka memiliki dasar yang sah untuk memasukkan dan memproses data tersebut.

D. Data teknis dan aktivitas

Untuk menjalankan, mengamankan, dan memelihara Layanan, kami dapat mencatat alamat IP, user-agent, data sesi, waktu akses, metode autentikasi, aktivitas login berhasil atau gagal, perubahan penting, dan audit log terkait tenant.

E. Data notifikasi

Jika fitur notifikasi digunakan, kami dapat memproses alamat email atau nomor telepon penerima, nama penerima, isi pesan, status pengiriman, waktu pengiriman, serta data yang diperlukan untuk pengingat vaksin atau komunikasi usaha.

Pengiriman email menggunakan layanan email yang dikonfigurasi untuk instalasi PetERP.

3. Sumber data

Data diperoleh dari:

• Anda atau pengguna lain dalam tenant;
• administrator atau pemilik usaha;
• Google ketika Anda memilih Google OAuth;
• aktivitas penggunaan Layanan; dan
• layanan pihak ketiga yang digunakan untuk autentikasi atau email.

4. Tujuan penggunaan data

Kami menggunakan data untuk:

1. menyediakan dan mengoperasikan Layanan;
2. mengisolasi data antar-tenant dan menerapkan role, permission, serta akses cabang;
3. mengelola akun, autentikasi, pemulihan kata sandi, 2FA, dan passkey;
4. menyimpan transaksi, stok, catatan layanan, laporan, dan konfigurasi tenant;
5. menjadwalkan dan mengirim pengingat vaksin atau notifikasi yang diminta pengguna;
6. mendeteksi penyalahgunaan, mencegah akses tidak sah, dan mencatat audit keamanan;
7. memberikan dukungan serta menanggapi permintaan pengguna;
8. memenuhi kewajiban hukum atau perintah yang sah; dan
9. memperbaiki keandalan, keamanan, dan fitur Layanan.

Kami tidak menjual data pribadi. Kami tidak menggunakan data operasional tenant untuk membuat iklan yang ditargetkan kepada pelanggan tenant.

5. Dasar pemrosesan

Jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku, pemrosesan dilakukan berdasarkan satu atau lebih dasar berikut: pelaksanaan kontrak atau penyediaan Layanan, persetujuan, kepentingan sah untuk mengamankan dan mengembangkan Layanan, pemenuhan kewajiban hukum, atau dasar lain yang diizinkan hukum.

Untuk data pelanggan dan pemilik hewan yang dimasukkan oleh tenant, tenant bertanggung jawab menentukan dasar pemrosesan, memberikan pemberitahuan yang diperlukan, dan memperoleh persetujuan jika diwajibkan hukum.

6. Berbagi data dan penyedia layanan

Kami dapat memberikan akses terbatas kepada:

• penyedia hosting, database, queue, dan infrastruktur aplikasi;
• Google untuk proses Google OAuth;
• penyedia email untuk mengirim email dan notifikasi;
• pengguna lain dalam tenant sesuai role dan permission; dan
• otoritas atau pihak lain jika diwajibkan oleh hukum.

Pihak ketiga tersebut hanya menerima data yang diperlukan untuk tujuan layanan terkait, berdasarkan konfigurasi dan instruksi pengelola Layanan atau tenant. Kami berupaya memilih penyedia yang menerapkan perlindungan keamanan yang wajar.

7. Transfer dan pemrosesan lintas negara

Penyedia infrastruktur atau layanan pihak ketiga dapat memproses data di Indonesia atau negara lain. Jika terjadi transfer lintas negara, kami akan mengambil langkah yang diwajibkan oleh hukum yang berlaku dan menerapkan perlindungan kontraktual atau teknis yang sesuai sejauh diperlukan.

8. Keamanan data

Kami menerapkan langkah yang dirancang untuk melindungi data, termasuk autentikasi, pembatasan akses berbasis tenant/role/cabang, hashing kata sandi, enkripsi aplikasi untuk nilai tertentu, 2FA/passkey, dan audit log.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Anda bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial, token, dan akses administrator, serta segera melaporkan dugaan akses tidak sah kepada kami.

9. Penyimpanan dan penghapusan

Kami menyimpan data selama akun atau tenant masih aktif, selama diperlukan untuk menyediakan Layanan, atau selama diwajibkan untuk keamanan, penyelesaian sengketa, dan kewajiban hukum.

Setelah akun atau tenant dihapus, data dapat tetap tersimpan sementara dalam sistem atau log sebelum dihapus sesuai jadwal retensi. Beberapa data dapat dipertahankan jika diwajibkan hukum atau diperlukan untuk mencegah penyalahgunaan.

Setelah terminasi, data akun dan data operasional akan dihapus dalam waktu paling lama 7 hari, kecuali data yang wajib dipertahankan berdasarkan hukum atau diperlukan untuk keamanan, penyelesaian sengketa, dan pencegahan penyalahgunaan.

10. Hak dan pilihan Anda

Tunduk pada hukum yang berlaku, Anda dapat meminta akses, koreksi, pembaruan, penghapusan, pembatasan, atau salinan data pribadi Anda, serta menarik persetujuan jika pemrosesan bergantung pada persetujuan.

Untuk data yang dikelola oleh tenant, sampaikan permintaan terlebih dahulu kepada administrator tenant. Untuk permintaan langsung kepada kami, kami dapat meminta verifikasi identitas dan berkoordinasi dengan tenant sebelum memenuhi permintaan.

Anda dapat menonaktifkan preferensi notifikasi yang tersedia di Layanan. Pesan penting terkait keamanan, akun, atau operasional Layanan tetap dapat dikirim jika diperlukan.

11. Cookie dan teknologi serupa

PetERP menggunakan cookie atau penyimpanan browser yang diperlukan untuk sesi login, keamanan, preferensi tampilan, dan fungsi aplikasi. Kami tidak mengklaim penggunaan cookie iklan pihak ketiga kecuali dinyatakan dalam pemberitahuan terpisah.

12. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini untuk mencerminkan perubahan Layanan, hukum, atau praktik pemrosesan. Versi terbaru akan dipublikasikan pada halaman Kebijakan Privasi PetERP dan tanggal pembaruan akan diubah di bagian atas.

13. Kontak

Untuk pertanyaan, permintaan hak data, atau laporan insiden privasi, hubungi:

• Pengelola: CV Access Media
• Alamat: Jl. Noenoeng Tisnasaputra, Kahuripan, Kec. Tawang, Kota Tasikmalaya, 46115
• Email privasi: support@peterp.id
• Website/Layanan: https://peterp.id